Mitarbeiter mitnehmen

Ressourcen und Kapazitäten souverän planen

Damit Projekte erfolgreich werden, benötigen sie von Anfang an die notwendigen Manpower-Kapazitäten, um die Ideen und Aufgaben umzusetzen.

Also: Vorausschauendes Planen und Organisieren von Kapazitäten zum richtigen Zeitpunkt anstatt nachträgliches Mangelmanagement zu knapper Kapazitäten.

Ressourcen- und Kapazitätsplanung sind durch viele Abhängigkeiten zwar sehr komplex und hochdynamisch. Doch mit einem sinnvollen Planungsvorgehen lassen sich Komplexität und Dynamik gut einfangen.

Welche Themen gehören zur Ressourcen- und Kapazitätsplanung?

• • zuverlässiges Schätzen und Terminieren von Arbeitsaufwänden
  • Risiken minimieren: Aufwands- und Kapazitätspuffer
  • Grundlage für Kapazitätsmanagement: eine vollständige, vorausschauende und regelmäßige Ressourcenplanung
  • Kapazitäten managen in einer Matrixorganisation
  • Kompetenzen der Rollen: Wer darf über Ressourcen und Kapazitäten im Projekt, in der Linie und im Projektportfolio entscheiden? 
  • Knappe Ressourcenkapazitäten: effektiv einsetzen anstatt gleichmäßig streuen
  • Konflikte regelbasiert und effizient lösen.
  • Tools: Transparenz schaffen. Daten vertrauen.

Planen von Kapazitäten von Linienarbeiten und Projektarbeit mit MS Excel

In der Tabelle können Kapazitäten und Aufwände für die einzelnen Mitarbeiter monatsweise geplant werden.

Entsprechend der Regeln der Matrixorganisation werden die Kapazitäten von Mitarbeitern für einzelne Projekte angefragt und durch den Linienverantwortlichen zugesagt.

Der ideale Zustand einer passenden Zusage auf eine Anfrage tritt in der Praxis eher selten auf. Meist liegen hier die Konflikte: angeforderte Kapazitäten können nicht im vollen Umfang zum gewünschten Zeitraum zur Verfügung gestellt werden.

Die Tabelle zeigt diese Widersprüche transparent auf, schafft einen Überblick, wo es eng wird und bietet damit die Möglichkeit, Lösungen zu finden, die am besten passen.

Die Excel-Tabelle kann kostenlos heruntergeladen, verwendet und modifiziert werden.

Außerdem biete ich Ihnen gern meine Expertise und Erfahrungen an, wenn Sie umfassender in ein erfolgreiches Ressourcen- und Kapazitätsmanagement einsteigen wollen. Weitere Gedanken zum Kapazitätsmanagement habe ich in diesem Beitrag im Projektmagazin festgehalten.